Transformationsprogramme starten selten im Fachbereich. Der Anlass ist meist technisch: Ein Kernsystem lässt sich nicht mehr wirtschaftlich weiterentwickeln oder das Wissen verlässt altersbedingt mit den Menschen das Haus. Gleichzeitig drängen regulatorische Vorgaben und Automatisierungsbedarf. In Folge muss die Technik Systeme austauschen, mit denen der Fachbereich arbeitet.
Die ersten Entscheidungen und Zielformulierungen fallen in der IT, wie Make or Buy oder der Grad an Standardisierung. Der Fachbereich freut sich zunächst, in der Hoffnung, dass lang erwartete Anforderungen endlich umgesetzt werden können. Doch die Realität sieht anders aus: Personalmangel und Sparvorgaben machen Ressourcen knapp. Aus Zeitnot überlässt der Fachbereich die Systemgestaltung oft komplett der IT, nach dem Motto „Ihr wisst ja, was wir brauchen.“
Eine Reise ohne Ziel
Ich bleibe bei meiner Lieblingsanalogie „Urlaub“. Ich gehe nicht ins Reisebüro und rufe dem Mitarbeitenden zu „Buchen Sie mir eine Reise!“ Wie soll das Reisebüro daraus ein passendes Paket schnüren? Entweder ich nenne meine Kriterien, oder das Reisebüroteam muss nachfragen: Wann genau? Erholung oder Abenteuer? Strand oder Berge? Dazu kommen Grenzen, an die ich selbst nicht gedacht habe (zum Beispiel, dass die Malediven in der Monsunzeit nicht die beste Wahl sind). Wie muss die Reise gestaltet sein, damit ich glücklich und zufrieden zurückkomme?
Übertragen auf ein Programm heißt das: Der Fachbereich muss festlegen, welche Wünsche und Bedürfnisse er an ein neues System hat.
Das Ziel bestimmt die Abnahme
Die Frage „Kann ich mit dem System arbeiten?“ muss bereits am Anfang gestellt werden. Das sind meine „Reisewünsche“. Diese sind unabdingbar, damit die IT nicht am tatsächlichen Bedarf vorbeibaut. Sie sorgen dafür, dass allen Beteiligten eine klare Richtung gegeben wird. Wer am Ende freigibt, prüft dann, ob das System diesen Wünschen entspricht.
Wer formuliert in Ihren Programmen die Ziele, und wer nimmt am Ende ab?
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